Mon CDD est presque terminé

Voilà bientôt trois mois que je suis au sein du SAV de KIMO. Durant cette formation, j'ai compris, appris et exercé. Patience, motivation, polyvalance sont des atouts pour devenir assistante. J'ai beaucoup progressé pendant mon CDD. Mes tâches quotidiennes sont l'envoie de mail, la recherche d'informations dans les différents services, répondre au téléphone, la classification des différents documents et les relances téléphoniques auprès des fournisseurs pour connaitre leur délai de livraison.

Beaucoup d'apprentissage, d'aide et de patience pendant 3 mois, qui m'ont fait acquerir ou découvrir certaines compétences propres au poste d'assistante.
De plus, dans ce service règne la bonne entente, ce qui favorise le sentiment d'appartenance, la complicité...Mes stages dans cette entreprise ont changé la vision que j'avais du monde de l'entreprise. J'ai énormement apprécié travailler avec mes collègues du SAV, et les remerçie pour leur soutiens, leur bonne humeur de tous les jours. A une semaine de la fin de mon CDD, un petit pincement au coeur de leur dire au revoir...

Ca y est ... en CDD

Et voilà, ma période de stage est terminée ! Je suis maintenant en CDD. Je suis quasi autonome, et je me rends compte qu'il est très difficile d'être une assistante....
J'ai donc signé mon contrat jusqu'à fin août pour remplacer mes collègues qui partiront en vacances d'ici peu...

L'atelier des techniciens...

Voici le logiciel intégraal...c'est un logiciel informatique sur lequel toutes les agences de KIMO travaillent. Il concerne aussi bien le SAV que tous les autres services de KIMO Montpon. Ce logiciel est l'outil principal de l'assistante.

Quelques photos... voilà l'endroit où j'ai passé mon stage et où je vais passer mon été.

Avant dernier jour de stage...

La journée avait bien commencé...mais dans l'après midi, je me suis attaquée aux relances fournisseurs pour savoir où en sont nos appareils. Les premières relances se sont très bien passées mais par la suite, je ne pensais pas me retrouver face à une situation délicate. En effet, j'ai téléphoné à l'un de nos fournisseurs. Je suis tombée sur le standard en lui expliquant l'objet de mon appel...puis sur un technicien...puis sur le directeur général de l'entreprise qui m'a clairement expliqué que notre appareil était a l'un de ses clients et qu'il ne nous le renverrait pas. J'ai dû alors prévenir le commerce par téléphone pour qu'ils puissent faire le nécessaire. J'ai aussi répondu aux différentes agences de KIMO pour des renseignements et pour les mettre en contact avec les différents membres de l'équipe...Je me suis rendu compte que j'ai été capable de réagir avec professionnalisme et avec assurance. Et dire que je redoutais tant le téléphone ... il s'agit presque d'une question d'habitude aujourd'hui!

et voilà...dernière semaine de stage !

Il faut avouer que mes 5 semaines de stage sont passées extrêmement vite...déjà 5 semaines que j'apprends le métier d'une assistante SAV.
J'ai pu repérer plusieurs situations de communication qui sont entre : l'assistante et le manager, dans le domaine : collaborer avec son manager. En ce qui concerne mes actions professionnelles, elles se centrent plus sur l'archivage des documents du service. J'ai aussi la responsabilité de mettre des délais sur certains documents afin de pouvoir organiser le travail des techniciens.

Pendant ma 4ème semaine...

Déjà presque 4 semaines entières passées au SAV. Que le temps passe vite lorsqu'on entre dans la vie active. J'ai commencé à répondre au téléphone ( non sans difficultés ). Dans un premier temps, je m'occupe des appels internes, c'est à dire, les appels des autres services qui ont besoin de renseignements. Le plus difficile dans cette tâche est d'assumer son poste et d'insister en demandant de quels renseignements il s'agit. Je passe aussi les appels aux autres services pour relancer certains ordres de préparation ( commandes ) qui sont en attente et qui doivent partir le jour même. Lorsque les assistantes sont absentes, je prends soin de noter l'interlocuteur et l'objet de l'appel.
Jeudi, je devrai commencer à relancer les fournisseurs. Cet été est aussi prévu que je contacte les fournisseurs pour leur demander une grille tarifaire, leurs délais de livraison et le prix afin de connaître les nouvelles conditions qui peuvent être très changeantes.
A ce stade du stage, j'arrive à renseigner les techniciens sur des choses simples mais essentielles. L'envoi de mail est une de mes tâches principales.
Aujourd'hui j'ai fait l'inventaire des commandes qui sont bloquées au SAV ( les commandes sont bloquées lorsque c'est la première fois que l'on travaille pour ce client ), puis j'ai recherché les informations correspondant aux appareils en attente dans une base de données ( n° de commande, date à laquelle l'appareil aurait dû partir...) et ensuite j'ai créé un tableau sous excel avec toutes les informations nécessaires. J'ai envoyé mon travail au commerce pour que les assistantes puissent relancer les clients qui n'ont toujours pas payé leurs commandes. Je fais aussi des bons de retour c'est à dire des demandes de devis de réparation ou d' étalonnage ou des réparations sous garantie afin de pouvoir envoyer l'appareil de négoce chez un sous-traitant.
Avec le temps, j'arrive à prendre de l'assurance dans mon travail et arrive à diminuer de plus en plus les erreurs. Je pense m'être totalement intégrée, ce qui n'a pas été difficile grâce à l'accueil que réserve les membres du SAV aux stagiaires.

Prochainement, les photos du service et de mes collègues...

Pour en savoir plus sur l'activité et les produits de :

Voici un petit résumé de mes quasi 3 semaines chez KIMO.
En ce qui concerne l'ambiance de l'entreprise : idéale. En effet, tout le service SAV ( les techniciens en passant par les assistantes ) m'aide dans les divers tâches qui me sont confiées. Toujours là pour répondre à mes doutes, ils me font progresser petit à petit.

Ce poste dans ce service n'est pas simple. En effet, les assistantes sont polyvalentes et doivent s'accorder avec les différents services de KIMO ( les laboratoires, le commerce, l'export...) ce qui est parfois compliqué.

Plusieurs tâches me sont confiés : la mise en place des délais sur les différentes commandes qui varient selon le type d'appareil, le type de contrat...puis la saisie informatique des fiches SAV, suivi de la recherche des appareils. Je fais aussi "les retours fournisseurs", c'est à dire que j'envoie les appareils qui ne peuvent pas être réparés chez KIMO chez un fournisseur puis je suis le dossier jusqu'au retour de l'appareil.
Je traite aussi les demandes de prêt.

La prochaine étape est la prise en charge du téléphone qui, je pense, va être difficile pour moi. Cependant, cela ne peut que me faire acquérir des compétences supplémentaires.

Mon premier jour de stage

Ma 1ère journée de stage à tout d'abord commencé par mon accueil au sein du SAV. J'ai donc visité l'entreprise et établie un premier contact avec les agents. Ensuite j'ai été intégré dans l'équipe qui m'accueille durant près de 3 mois. Dorothée, ma responsable m'a expliqué en quoi consisté le travail d'une assistante SAV et m'a donné une procédure récapitulant toutes les tâches à effectuer et comment les mener à bien. De plus, elle m'a donné un programme spécifiant les tâches que j'allais apprendre chaque semaine ; standard téléphonique, envoie de mail et relance des fournisseurs sont au rendez-vous. Les journées commencent à 8h30 jusqu'à midi, puis recommencent à 13h30 jusqu'à 17h30 du lundi au jeudi, et jusqu'à 17h le vendredi.

La veille de mon stage

Demain, c'est le commencement de mon stage de 5 semaines. Je vais passer près de 3 mois dans l'entreprise KIMO Instruments, située à Montpon en Dordogne. Son activité est la fabrication d'appareils de mesure.
Ayant déjà passé 2 semaines au sein du service Export en janvier, je vais donc effectuer mon stage de 5 semaines et mon renfort d'été dans le service après vente.
Demain sera alors publié un nouvel article..."mon premier jour" !